Rewolucja od 1 lutego. Te osoby będą musiały korzystać z nowego systemu
Krajowy System e-Faktur (KSeF) w 2026 roku całkowicie zmieni obieg faktur w Polsce. Już w lutym największe firmy będą wystawiać i odbierać dokumenty wyłącznie elektronicznie, a reszta przedsiębiorców dołączy w kolejnych miesiącach.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Kto i kiedy musi zacząć korzystać z KSeF.
- Jakie korzyści i ryzyka niesie obowiązkowy system e-faktur.
- W czym przedsiębiorcy widzą największe wyzwania przy wdrożeniu KSeF.
KSeF – koniec papierowych faktur
Krajowy System e-Faktur to obowiązkowy, rządowy system umożliwiający wystawianie i odbieranie faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Docelowo całkowicie zastąpi papierowe dokumenty i te wysyłane mailem. Każda faktura będzie przesyłana do systemu i otrzyma indywidualny numer, a odbiorca stanie się jej właścicielem w momencie nadania numeru KSeF.
W praktyce KSeF ma działać jak bezpieczna, państwowa skrzynka mailowa, w której przedsiębiorcy znajdą wszystkie swoje dokumenty sprzedażowe i zakupowe, bez konieczności przechowywania ich przez pięć lat. System ma przyspieszyć obieg faktur i zwrot VAT oraz wspierać uczciwych przedsiębiorców, ograniczając nadużycia podatkowe, takie jak „puste faktury” czy karuzele VAT.
Kto i kiedy musi korzystać z KSeF
Najwięksi podatnicy rozpoczną obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF już od 1 lutego 2026 r. – chodzi o firmy, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Pozostali przedsiębiorcy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze z przychodem powyżej 10 tys. zł miesięcznie, dołączą od 1 kwietnia 2026 r.. Podatnicy z niższymi obrotami mogą wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Etapowość dotyczy wyłącznie wystawiania faktur – ich odbiór w systemie stanie się obowiązkowy dla wszystkich już od 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że nawet najmniejszy przedsiębiorca będzie musiał odbierać faktury od dużych dostawców, takich jak firmy telekomunikacyjne, energetyczne czy paliwowe.
Stopniowe wdrożenie i obawy przedsiębiorców
Choć duże firmy są w większości gotowe na start KSeF, mikrofirmy i małe przedsiębiorstwa zgłaszają problemy. Jak mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej. - Sygnały, które otrzymujemy są niepokojące. Stan zaawansowania prac uznajemy za niewystarczający, a w opinii naszych ekspertów zaledwie co piąta firma jest gotowa na KSeF.”
Podobnie Janina Fornalik z MDDP podkreśla, że większość dużych firm poradzi sobie z wdrożeniem, ale średnie i małe przedsiębiorstwa mogą mieć trudności. Wiele z nich liczyło na kolejne przesunięcie terminu i dopiero teraz musi przyspieszyć przygotowania.
Nowe obowiązki w JPK VAT
Od 1 lutego 2026 r. wchodzą w życie zmiany w JPK VAT, związane z KSeF. Każda faktura sprzedażowa i zakupowa będzie musiała zawierać numer KSeF lub jeden z oznaczeń (BFK, OFF, DI). Za błędy w ewidencji JPK VAT grożą kary, a brak wdrożenia zmian uniemożliwi złożenie deklaracji VAT.
Ministerstwo Finansów uspokaja, że w 2026 r. nie będzie kar za błędy związane bezpośrednio z KSeF. Szef KAS, Marcin Łoboda, podkreśla, że „w 2026 roku za nieprzystąpienie do KSeF-u lub za błędy, które są związane z KSeF-em, a to wynika z przepisów prawa, podatnicy przedsiębiorcy nie będą karani.”
Wyzwania praktyczne dla firm
Eksperci zwracają uwagę na szereg trudności w praktyce. Robert Wielgórski mówi, że dla przeciętnego przedsiębiorcy system powinien działać dzięki standardowemu oprogramowaniu księgowemu, ale firmy muszą m.in. nadać pracownikom dostęp do KSeF. Problemem może być zmiana procesów akceptacji faktur kosztowych – teraz wszystkie dokumenty trafią do jednego elektronicznego „worka”, który będzie trzeba rozdzielić między odpowiednich pracowników.
Krajowy System e-Faktur to największa zmiana w obiegu faktur w Polsce od lat. Docelowo ma ułatwić przedsiębiorcom życie, przyspieszyć zwrot VAT i ograniczyć oszustwa podatkowe, ale wymaga przygotowania i dostosowania procesów w firmach. Najwięksi podatnicy rozpoczną obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF od lutego 2026 r., pozostali dołączą w kwietniu. Nawet najmniejsze firmy będą musiały odbierać faktury w systemie od tego samego dnia, co wymusza szybkie przygotowanie i szkolenia dla pracowników.
Źródło: Radio ZET
Byłeś świadkiem czegoś niespodziewanego? Masz temat, którym powinniśmy się zająć?
Zgłoś sprawę przez Czerwony telefon Radia ZET
