„KSeF to listonosz, który nigdy nie kłamie”. Od 1 kwietnia system obejmuje kolejne firmy

• Jak KSeF zmienia zasady wystawiania i odbioru faktur.
• Jak przedsiębiorcy przygotowują się do nowych obowiązków.
• Jak działa system i jakie daje możliwości w codziennej pracy firm. 

KSeF wchodzi w nową fazę. Papierowe faktury odchodzą w niepamięć

Od środy 1 kwietnia wchodzi w życie kolejny etap Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Tym razem obowiązek objęty zostaje wszystkie przedsiębiorstwa, których miesięczne obroty przekraczają 10 tys. zł. To oznacza koniec tradycyjnych papierowych dokumentów i zasadnicze zmiany w sposobie wystawiania, przesyłania oraz odbioru faktur.

KSeF to system, w którym przedsiębiorcy wystawiają, przesyłają i przechowują faktury elektroniczne. Od początku 2026 roku, kiedy do systemu weszły największe firmy, z systemu wystawiono już ponad 87,1 mln faktur, a korzysta z niego przeszło 345,7 tys. podmiotów. – 1 lutego w życie wszedł w życie Krajowy System e-Faktur, który w pierwszym etapie objął największe podmioty. Od 1 kwietnia następuje kolejny etap i system obejmie pozostałe podmioty, z wyjątkiem najmniejszych przedsiębiorców o obrotach do 10 tys. zł miesięcznie” – powiedział w poniedziałek na konferencji prasowej wiceminister finansów i szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda.

Nowe obowiązki dla firm

Od 1 kwietnia papierowe faktury i PDF-y przestają być dokumentem księgowym. Każdą pomyłkę trzeba prostować oficjalną korektą, a faktura jest uznawana za doręczoną w momencie nadania numeru KSeF. To zmienia dynamikę współpracy firm z biurami rachunkowymi i wymaga gotowości do działania 24/7.

– KSeF jest jak taka automatyczna bramka na autostradzie. Od 1 kwietnia nie przejdziemy z papierowym biletem tylko musimy mieć cyfrowe potwierdzenie. Ale spokojnie w przypadku KSeF na początku nie ma przewidzianych mandatów. Ministerstwo daje nam czas na naukę obsługi tego automatu i do końca 2026 roku nie przewiduje kar za niekorzystanie z KSeF – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradczyni podatkowa fillup.

Piątkowska podkreśla, że kluczowe jest wybór oprogramowania księgowego. – Dobry program poprowadzi nas nie tylko przez procesy wystawienia faktury, ale też pomoże nam w uwierzytelnianiu czy w odbiorze faktury od naszego dostawcy. Śmiało możemy zatem powiedzieć, że będzie to nasze największe sprzymierzenie w okiełznaniu KSeF – dodaje.

Redakcja poleca

Tyle na przygotowanie Wielkanocy wydadzą Polacy. Mieścisz się w średniej?

Kolejny cios w kierowców, już nie tylko paliwo uderzy po kieszeni. Ważna opłata idzie w górę

Certyfikaty, bezpieczeństwo i zmiany w odbiorze faktur

Aby korzystać z KSeF, przedsiębiorcy muszą potwierdzić swoją tożsamość. System jest zabezpieczony i umożliwia logowanie na kilka sposobów: Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub wcześniej wyrobiony certyfikat.

Łoboda dodaje, że KSeF jest już w pełni przygotowany do obsługi nowych firm i jest już lepiej zintegrowany z Węzłem Krajowym, gdzie można się logować przez mObywatela. Obecnie 94 proc. podatników loguje się do systemu przy użyciu certyfikatów i tokenów. Wydano już 2,43 mln certyfikatów, a kolejne 1,5 mln ma zostać pobranych w najbliższym czasie.

System eliminuje także problem zagubionych faktur. – KSeF możemy porównać do takiego listonosza, który nigdy nie kłamie i zawsze, o ile może, doręcza przesyłkę. Data doręczenia faktury to moment, w którym system wbije na niej pieczątkę. Nie będzie już tłumaczenia, że faktura zaginęła w mailu albo na biurku, ona będzie zawsze w KSeF – tłumaczy Piątkowska.

Co więcej, w systemie nie można już wystawiać faktur wstecz. – Nie możemy już wystawić faktury do poprzedniego miesiąca, bo zegar systemowy jest nieubłagany. To koniec faktur po terminie lub z wystawianiem ich z datą wcześniejszą – dodaje.

KSeF zmienia także sposób odbioru dokumentów. – W firmach nie zmienia się tylko sposób wystawiania faktury, tak naprawdę jeszcze większe zamieszanie KSeF może wprowadzić przy ich odbiorze. Nikt nam faktury już nie wręczy do ręki po transakcji, nikt jej nie wyśle na maila – faktury kosztowe będziemy ściągać również z KSeF – podkreśla Piątkowska.

Przedsiębiorcy są gotowi?

Jak się okazuje, przedsiębiorcy poważnie wzięli się za przygotowania do wprowadzenia KSeF. Jak wynika z danych ClickMeeting, lidera rynku webinarów i spotkań online w Polsce, co dziesiąty webinar w 2025 r. dotyczył szeroko rozumianych finansów i biznesu. W ciągu ostatnich 7 miesięcy na platformie ClickMeeting odbyło się już 2,2 tys. webinarów poświęconych w całości nowym zasadom systemu KSeF. W 25 płatnych wydarzeniach wzięło udział prawie 3,1 tys. osób, a przychód z biletów na wydarzenia płatne wyniósł 425 536 zł. 

Z najnowszego, marcowego badania wynika, że aż 77 proc. ankietowanych przedsiębiorców zadeklarowało wysoki stopień gotowości do korzystania z KSeF. Jedynie 1 proc. ankietowanych firm stwierdziło, że jeszcze nie rozpoczęło przygotowań.

– Przedsiębiorcy uczą się KSeF online, szukając odpowiedzi na pytania o techniczne wdrożenie, zgodność z przepisami i wpływ systemu na codzienne operacje. W sumie aż 10 proc. zeszłorocznych webinarów dotyczyło m.in. rozliczeń podatkowych, księgowości czy zarządzania projektami – co pokazuje, jak duże znaczenie ma ta zmiana dla funkcjonowania firm – mówi Martyna Grzegorczyk, Marketing Manager ClickMeeting. 

Poza KSeF pozostają jeszcze najmniejsze podmioty, które wejdą do niego od początku 2027 r. System jest obliczony na przyjmowanie 2,5 mld faktur rocznie. 

Źródło: Radio ZET