Do 60 tys. zł kary za zaległy urlop, ale nie każdy pracodawca zna tę zasadę
Do 60 tys. zł może wynieść grzywna za nieudzielenie pracownikowi należnego urlopu. Pracodawcy mają czas do 30 września na udzielenie zaległego wypoczynku za 2025 rok, ale sama data kryje ważny szczegół. Urlop nie musi zakończyć się we wrześniu, żeby termin został zachowany. Co to oznacza?
Z tego artykułu dowiesz się:
- Do kiedy pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu za 2025 rok.
- Dlaczego 30 września nie oznacza, że zaległy urlop musi się tego dnia skończyć.
- Jakie kary grożą pracodawcy za nieudzielenie należnego urlopu.
- Co dzieje się z niewykorzystanym urlopem po upływie terminu.
Zaległy urlop trzeba rozpocząć do 30 września
Zgodnie z przepisami pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku, w którym nabył on do niego prawo. Jeśli pracownik nie wykorzysta wszystkich dni, urlop staje się zaległy i co do zasady trzeba go udzielić najpóźniej do 30 września kolejnego roku. Termin wykorzystania urlopu za 2025 roku jest coraz bliżej, ale to nie oznacza, że właśnie z końcem miesiąca pracownicy muszą zaległe wolne mieć już „wyzerowane”. To istotny niuans, który bywa pomijany w komunikacji dotyczącej niewybranych dni urlopowych.
Jak podkreśla Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFakt, dla zachowania terminu wystarczy, że zaległy urlop rozpocznie się najpóźniej 30 września. – Przykładowo pracownik zatrudniony od poniedziałku do piątku, po osiem godzin dziennie, ma jeszcze 10 dni zwykłego urlopu za 2025 rok. Jeżeli otrzyma go od 30 września do 13 października 2026 roku wykorzysta 10 dni roboczych, a wrześniowy termin zostanie zachowany – wyjaśnia ekspert.
Kluczowe jest zatem to, że samo złożenie wniosku we wrześniu o urlop rozpoczynający się w październiku nie wystarczy. Co ważne, obowiązek dopilnowania terminu spoczywa na pracodawcy i nie może on ograniczać się wyłącznie do np. przypomnieniu pracownikom o niewykorzystanych dniach. Pracodawca powinien sprawdzić stan urlopów, ustalić terminy wypoczynku i odpowiednio zorganizować pracę oraz zastępstwa.
Do 60 tys. zł kary za nieudzielenie urlopu
Od 8 lipca 2026 roku nieudzielenie przysługującego urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie jego wymiaru jest zagrożone grzywną od 2 tys. do 60 tys. zł. Wcześniej przedział ten wynosił od 1 tys. do 30 tys. zł. Górna granica dotyczy kary orzekanej przez sąd, a nie mandatu nakładanego przez inspektora pracy.
W związku z zaległymi urlopami istotne jest też pytanie o to, co dzieje się w przypadku kiedy urlop pozostaje niewykorzystany, a termin na jego wykorzystanie mija. W takiej sytuacji pracownik nie traci do niego prawa i może dochodzić z tego tytułu roszczeń.
– Urlop za 2025 rok nie przepada automatycznie 1 października 2026 roku. Roszczenie o jego udzielenie przedawnia się co do zasady po trzech latach od wymagalności. Pracownik nie może jednak samodzielnie zdecydować, że nie przyjdzie do pracy. Nie można też umówić się na zapłatę zamiast wypoczynku w trakcie trwającego zatrudnienia. Ekwiwalent przysługuje co do zasady w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy – tłumaczy ekspert InFakt.
Problemem może być natomiast ustalenie terminu wypoczynku. W orzecznictwie Sądu Najwyższego dopuszczano możliwość skierowania pracownika na zaległy urlop bez jego zgody. Jednocześnie Państwowa Inspekcja Pracy prezentuje stanowisko kwestionujące jednostronne wyznaczenie konkretnego terminu poza okresem wypowiedzenia. Dlatego pracodawca powinien odpowiednio wcześnie podjąć i udokumentować próbę ustalenia daty urlopu.
Warto też pamiętać, że zasada dotycząca 30 września nie obejmuje części niewykorzystanego urlopu odpowiadającej urlopowi na żądanie. Te dni przechodzą na kolejny rok jako zwykły urlop, bez zwiększania nowej puli czterech dni na żądanie. Przeszkodą w wykorzystaniu urlopu w terminie może być również m.in. choroba pracownika lub urlop macierzyński.
Źródło: Radio ZET
Byłeś świadkiem czegoś niespodziewanego? Masz temat, którym powinniśmy się zająć?
Zgłoś sprawę przez Czerwony telefon Radia ZET
