Pracują na „pół gwizdka”, firmy tracą. „Prezenteizm kosztuje 2-3 razy więcej niż L4”
Choć nie widać go gołym okiem, przynosi firmom gigantyczne straty. To prezenteizm, czyli ukryty spadek wydajności. – Jego koszty są 2-3 razy wyższe, niż samej absencji chorobowej – alarmuje dietetyczka kliniczna Roksana Środa.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czym jest prezenteizm i jak wpływa na efektywność pracowników.
- Jakie sygnały mogą wskazywać na ukryty spadek wydajności pracownika.
- Dlaczego koszty prezenteizmu przewyższają koszty absencji chorobowej.
- Jakie zmiany organizacyjne mogą zmniejszyć prezenteizm w firmach.
Nie biorą zwolnień, ale firmy i tak tracą. Czym jest prezenteizm?
Przemęczony pracownik, to nieefektywny pracownik – można by powiedzieć, choć dla wielu pracodawców wciąż to mniejsze zło, bo gorsza zdaje się być nieobecność zatrudnionego w pracy. Tymczasem zwolnienie chorobowe może być lepszym wyjściem, bo dopiero wypoczęty i zregenerowany podwładny będzie mieć zasoby do tego, by efektywnie wykonywać swoją pracę. Pojęcie „prezenteizmu” zaczęło szerzej pojawiać się na przełomie lat 90. i 2000, ale nadal postrzegane jest jako marginalne.
Dziś eksperci coraz częściej zwracają uwagę, że taka kultura pracy może przynosić firmom poważne straty. Pracownik, który jest przemęczony, chory albo wypalony zawodowo, często działa wolniej, popełnia więcej błędów i jest mniej produktywny. Przychodzi do pracy z poczucia obowiązku, presji lub braku równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. W wielu firmach nadal bardziej ceniona jest „obecność za wszelką cenę” niż prawdziwa efektywność.
Roksana Środa, dietetyczka kliniczna, założycielka MajDiet, interdyscyplinarnego zespołu lekarzy, dietetyków i psychologów, zajmujących się kompleksową opieką nad pacjentem, oraz autorka nowoczesnej platformy edukacyjnej oferującej programy żywieniowe, treningowe i społeczność wsparcia pod nazwą MajAcademy, mówi nam, czym dokładnie jest ukryty spadek wydajności i jakie korzyści płyną dla pracodawców, którzy dostrzegają ten problem.
– Prezenteizm to sytuacja, w której pracownik fizycznie jest obecny w pracy, ale jego realna efektywność drastycznie spada z powodu złego samopoczucia psychicznego lub fizycznego. To stan, w którym człowiek działa na 40-50 proc. swoich możliwości, zużywając resztki energii tylko na to, by „przetrwać” dzień – mówi nam Roksana Środa. – Jesteśmy zaprogramowani na ocenianie obecności, a nie jakościowej wydajności. Jeśli pracownik nie zgłasza problemów i realizuje absolutne minimum, to „w arkuszu Excela” wszystko się zgadza – wyjaśnia ekspertka, zapytana o to, dlaczego managerowie i właściciele firm nie zauważają problemu.
– Ukryty spadek wydajności jest jak cichy stan zapalny w organizmie: rozwija się bezobjawowo dla otoczenia, dopóki nie dojdzie do „kryzysu narządowego”, czyli w tym przypadku nagłego, długiego zwolnienia lekarskiego. Firmy często reagują na „pożar”, zamiast na bieżąco obserwować poziom energii i możliwości swoich pracowników – wyjaśnia dietetyczka kliniczna.
W ten sposób przełożeni nie dostrzegają, albo lekceważą sygnały, które mogą świadczyć o przeciążeniu pracownika. – Zanim pracownik pójdzie na zwolnienie lekarskie, jego ciało wysyła serię sygnałów alarmowych, które wprawny lider może dostrzec, mając bezpośredni kontakt na co dzień – tłumaczy Środa. To m.in. sygnały behawioralne i komunikacyjne, jak zmiana tonu wypowiedzi, nietypowa dla danej osoby drażliwość, wycofanie się z dyskusji na spotkaniach czy prokrastynacja zadań, które wcześniej zajmowały mu chwilę. Biologicznie widać przewlekłe zmęczenie albo wyraźny spadek odporności. Pracownik miewa także problemy z koncentracją, występuje tzw. mgła mózgowa.
– Jeśli pracownik, który dotychczas zarażał energią, nagle zaczyna popełniać proste, powtarzalne błędy i wygląda na chronicznie niewyspanego, to znak, że jego układ nerwowy i gospodarka hormonalna (np. kortyzol) działają w trybie awaryjnym. Organizm zaczyna oszczędzać energię, odcinając funkcje najwyższe, czyli kreatywność i logiczne myślenie. Inne sygnały? Na przykład sytuacja, kiedy procesy, które zawsze przebiegały płynnie, zatrzymują się na jednej osobie, a terminy zaczynają uciekać. Symptomem może być też pogorszenie atmosfery. – Spadek formy często idzie w parze z niską tolerancją na stres i wybuchami emocjonalnymi. Jeśli w zespole pojawiają się nieuzasadnione napięcia, warto sprawdzić, czy u ich podstaw nie leży po prostu skrajne zmęczenie któregoś z liderów – wyjaśnia ekspertka.
Wreszcie czytelnym sygnałem jest wzrost rotacji lub absencji u współpracowników. – Ludzie instynktownie przejmują obowiązki od osoby, która sobie nie radzi. Jeśli widzimy, że reszta zespołu zaczyna pracować po godzinach i wykazuje objawy przemęczenia, oznacza to, że „cichy spadek wydajności” u jednego pracownika właśnie zaczął drenować zasoby całej grupy. – Ten moment powinien być dla przełożonego sygnałem, z czym ma do czynienia – zwraca uwagę dietetyczka
Koszty ukrytego spadku wydajności są zatrważające
Roksana Środa wskazuje, że dla wielu zarządów liczby są niewidzialne, ale firmy analityczne od dawna pokazują, że to wartości nie do przeszacowania. – Te liczby są zatrważające. Globalne raporty, m.in. Harvard Business Review czy Deloitte, jednoznacznie wskazują, że koszty prezenteizmu są od 2 do nawet 3 razy wyższe, niż koszty samej absencji chorobowej! – zauważa twórczyni MajDiet.
– Kiedy pracownika nie ma w pracy, wiemy dokładnie, ile potencjalnie tracimy na jego nieobecności. Kiedy jednak jest w pracy, ale z powodu zmęczenia czy problemów zdrowotnych podjął błędną decyzję biznesową lub przeoczył kluczowy błąd w projekcie – straty idą w tysiące, a czasem setki tysięcy złotych. Tracimy na tzw. „pustych przebiegach”. Jeśli pracownik z powodu mgły mózgowej realizuje zadanie przez sześć godzin zamiast dwóch, to firma realnie przepłaca za jego czas, tracąc przy tym przewagę konkurencyjną – wylicza Roksana Środa. – Inwestycja w dobrostan pracowników – od kultury pracy bez przewlekłego stresu, po edukację w zakresie zdrowego stylu życia i regeneracji – to nie jest „benefit”. To czysta matematyka biznesowa i twarde ROI – podkreśla.
Trzeba odejść od kultury „gaszenia pożarów”.
Jakie więc zmiany organizacyjne mogą realnie ograniczyć „cichy spadek efektywności” w firmach? Roksana Środa zauważa, że podstawą jest wprowadzenie kultury regeneracji, zamiast kultury „gaszenia pożarów”. – Najprostsze, a zarazem najskuteczniejsze zmiany, to te, które szanują rytm biologiczny mózgu – mówi ekspertka.
To na przykład wprowadzanie tzw. bloków pracy głębokiej, czyli wyznaczenie godzin bez spotkań i powiadomień na komunikatorze. To także krótkie, obowiązkowe przerwy: zachęcenie do odejścia od biurka co 90 minut. – Jako dietetyczka wiem, że ruch i nawodnienie to paliwo dla neuronów – 5 minut przerwy potrafi „zresetować” procesy myślowe – zachęca Środa. Wreszcie asynchroniczność komunikacji. – Nie każdy e-mail wymaga odpowiedzi w trzy minuty. Ciągłe rozpraszanie pracowników buduje przewlekły stres, który bezpośrednio prowadzi do spadku formy – ocenia.
Innym sposobem jest wprowadzenie prostych „check-inów” na początku spotkań, gdzie każdy może krótko określić swój poziom energii. – To zdejmuje z pracownika presję udawania, że zawsze jest na 100 proc.
Zdaniem specjalistki, zatrudniający powinni bardziej inwestować w dobrostan pracowników. – Niestety, w wielu firmach to wciąż tylko „owocowe czwartki” i ładny slajd w raporcie ESG. To błąd, który kosztuje pieniądze. Traktowanie dobrostanu, jako benefitu wizerunkowego to myślenie życzeniowe. Zawsze podkreślam, że zdrowy pracownik, to jednostka o najwyższym zwrocie z inwestycji. Kiedy edukujemy zespół w zakresie higieny snu, zarządzania glikemią czy radzenia sobie ze stresem, nie robimy im „prezentu”, tylko optymalizujemy najcenniejsze zasoby firmy. Równie ważny jest bezpośredni kontakt z pracownikiem i danie przyzwolenia na gorszy dzień, który czasem ma każdy z nas – to zupełnie naturalne. Udawanie dyspozycji na najwyższym poziomie może przynieść więcej szkody, niż pożytku – wyjaśnia dietetyczka.
Tam, gdzie problem ukrytego spadku wydajności pozostaje niezauważony, dochodzi do tego, że problemy jednej osoby zaczynają wywoływać „efekt domina” oraz wpływają na pracę całego zespołu.
Zamiast karnetów – edukacja zdrowotna i kultura pracy
Roksana Środa zwraca uwagę, że firmy, które rozumieją jak istotny jest skoncentrowany wypoczęty pracownik, przestają kupować karnety, z których nikt nie korzysta, a zamiast tego inwestują w edukację zdrowotną i kulturę pracy, która nie doprowadza do wypalenia. Zdaniem ekspertki coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega problem i zaczyna edukować pracowników i wdrażać przydatne rozwiązania.
– Jako liderzy musimy pamiętać: zespół jest tak silny, jak jego najsłabsze ogniwo w danym momencie. Reagowanie na poziomie biochemii i regeneracji to wyraz dbałości o całą strukturę – podsumowuje ekspertka.
Źródło: Radio ZET
Byłeś świadkiem czegoś niespodziewanego? Masz temat, którym powinniśmy się zająć?
Zgłoś sprawę przez Czerwony telefon Radia ZET
