„Urzędowy e-mail” dochodzi nawet kilka dni. Zaskakujący problem z e-Doręczeniami
Od wysłania elektronicznego odpowiednika listu poleconego do jego faktycznego doręczenia może upłynąć nawet kilka dni - alarmują eksperci. W teorii „urzędowy e-mail” powinien dojść błyskawicznie, w praktyce każda przesyłka musi zostać odpowiednio zweryfikowana, co wydłuża znacznie czas obsługi. Kłody pod nogi systemu rzucają także zniecierpliwieni użytkownicy, którzy... zbyt często sprawdzają status nadanego e-Doręczenia.
- System e-Doręczeń miał przyspieszyć komunikację z urzędami, ale opóźnienia w dostarczaniu przesyłek są poważnym problemem
- Weryfikacja przesyłek po ich wysłaniu może trwać nawet kilka dni, co opóźnia ich dostarczenie do adresata
- Data doręczenia, a nie wysłania, jest kluczowa, co może powodować problemy z dotrzymaniem terminów wymaganych przez prawo
System e-Doręczenia z problemami. Można przegapić termin
E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listów poleconych za potwierdzeniem odbioru, który zaczął obowiązywać 1 stycznia 2025 roku. Nowa usługa miała zapewnić wygodniejszy, tańszy i bezpieczniejszy sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. W pierwszym etapie wdrożenia większość urzędów marszałkowskich, starostw powiatowych, urzędów miast i gmin, a także jednostek publicznych oraz przedstawicieli zaufania publicznego musiała umożliwić taką formę komunikacji.
Docelowo wszystkie podmioty publiczne oraz duża grupa podmiotów niepublicznych muszą posiadać adres i skrzynkę do doręczeń elektronicznych. System miał pozwolić na wysyłanie i odbieranie pism urzędowych online bez konieczności wizyt na poczcie. Aby zacząć korzystać z e-Doręczeń, wystarczy założyć adres i skrzynkę poprzez stronę mObywatel.gov.pl. W praktyce mamy więc do czynienia ze specyficznym „urzędowym e-mailem”, którego znaczenie ma być równe z listem poleconym.
Niestety, system e-Doręczeń od samego początku zmaga się z poważnymi problemami, szczególnie z opóźnieniami w dostarczaniu przesyłek. Zamiast zostać szybko doręczona przesyłka może być w trakcie weryfikacji nawet kilka dni. Jak wskazuje radca prawny Magdalena Kordas, "w praktyce pokazuje się komunikat, że przesyłka jest w trakcie weryfikacji, co może potrwać kilka godzin, a w niektórych przypadkach nawet kilka dni". Czas dostarczenia przesyłki przez internet stanowi poważny problem, ponieważ przesyłka nie trafia do urzędu natychmiast po wysłaniu.
Opóźnienia w doręczaniu przesyłek w systemie e-Doręczeń mogą prowadzić do poważnych problemów prawnych. W sprawach urzędowych kluczowa jest data doręczenia, a nie data wysłania. W tradycyjnym systemie pocztowym oddanie przesyłki na poczcie przed północą gwarantuje zachowanie terminu, ale w systemie e-Doręczeń nie ma takiej pewności, ponieważ przesyłka musi przejść weryfikację, co zajmuje dodatkowy czas.
Listy polecone mimo e-Doręczeń. Urzędy się zabezpieczają
- System jest bezlitosny i jeśli pokaże, że przesyłkę dostarczono dzień później, mimo że faktycznie została wysłana wcześniej, mogą pojawić się pozwy obywateli czy firm wobec urzędów czy operatorów – wyjaśniła ekspertka. Wiele urzędów na wszelki wypadek wysyła listy polecone tradycyjną pocztą, aby mieć pewność dotrzymania terminów.
Opóźnienia w systemie e-Doręczeń wynikają z kilku czynników. Sam system działa wolno, co wydłuża czas weryfikacji przesyłek. Problemy techniczne po stronie Poczty Polskiej, która jest operatorem systemu, również przyczyniają się do opóźnień. Kolejnym powodem są nieprawidłowe konfiguracje systemów po stronie klientów. Co więcej, synchronizacja systemu e-Doręczeń z wewnętrznymi systemami obiegu dokumentów w urzędach (EZD) jest problematyczna. Jak podała rzeczniczka Poczty Polskiej, „nieustanne” zapytania o status przesyłek, wysyłane przez nadawców i odbiorców, powodują „ponadnormatywne i nieuzasadnione obciążenie systemu”.
Źródło: Radio ZET/Poczta Polska/PAP
Byłeś świadkiem czegoś niespodziewanego? Masz temat, którym powinniśmy się zająć?
Zgłoś sprawę przez Czerwony telefon Radia ZET
